Bồi dưỡng chuyên môn · Nhân viên, Giáo viên, Lãnh đạo · 60 phút
Từ hộp thư đến tác động: Giao tiếp kỹ thuật số chuyên nghiệp
Nhân viên chỉnh sửa năm tin nhắn thực tế gửi phụ huynh và đồng nghiệp sao cho rõ ràng, tử tế, bảo mật, dễ tiếp cận và dễ dịch, đồng thời học cách rà soát một tin nhắn do AI soạn nháp trước khi gửi đi.
Chỉ một email cũng có thể xây dựng niềm tin với gia đình học sinh, hoặc xóa sạch công sức của cả tháng trời. Trong buổi này, người tham gia đóng vai biên tập viên cho năm tin nhắn hư cấu: một lời hồi đáp gay gắt gửi phụ huynh, một email nội bộ làm lộ thông tin học sinh, một bản tin đầy thuật ngữ gửi cộng đồng đa ngôn ngữ, một tin nhắn do AI soạn có chứa một quy định bịa đặt, và một thư mời họp trực tuyến thiếu mọi thông tin cần thiết. Dựa trên bảng kiểm chung "Trước khi bấm Gửi", các bàn chỉnh sửa từng tin nhắn, rồi mỗi người viết một tin nhắn thật của mình để dùng trong tuần này. Ý tưởng cốt lõi: giao tiếp chuyên nghiệp là công việc xây dựng quan hệ, và bảo mật, khả năng tiếp cận, việc rà soát nội dung AI đều là một phần của sự tử tế.
Trong bộ tài liệu này
- Phiếu A: Năm tin nhắn cần xem lại (bài đọc)
- Phiếu B: Trước khi bấm Gửi (danh sách kiểm tra)
- Phiếu C: Nhật ký "lột xác" tin nhắn (sơ đồ tổ chức)
Chỉ báo ELE của TCEA
- T4.1 Tôi biết cách vun đắp mối quan hệ tích cực với học sinh.
- L5.2 Tôi có thể sử dụng hiệu quả các công cụ truyền thông kỹ thuật số để chia sẻ mục tiêu và thành tích của nhà trường với các bên liên quan.
- AI2.1 Tôi biết cách áp dụng các nguyên tắc đạo đức khi sử dụng hoặc phát triển AI cho giáo dục.
- T3.1 Tôi biết cách tạo ra một môi trường lớp học chào đón tất cả học sinh.
Hướng dẫn đầy đủ cho người điều phối: mglearn.github.io/eles/vi/activities/inbox-to-impact.html
Phiếu A cho Từ hộp thư đến tác động: Giao tiếp kỹ thuật số chuyên nghiệp
Năm tin nhắn cần xem lại
Mọi tên người, tên trường và chi tiết đều là hư cấu. Đọc từng tin nhắn như người nhận sẽ đọc, rồi chỉnh sửa.
1Tin nhắn 1 · Giáo viên gửi phụ huynh, lúc 9:47 tối. Tiêu đề: "Vấn đề." "Bà Delgado, hôm nay Mateo LẠI gây rối trong lớp. Em ấy không chịu làm bài và việc này ảnh hưởng đến cả lớp. Chuyện này đã kéo dài nhiều tuần và tôi cần bà giải quyết. Nếu còn tiếp tục thì sẽ có hậu quả. — Thầy Harlan"
2Tin nhắn 2 · Chuyên viên tư vấn gửi toàn bộ tổ khối 7 (14 người), Oak Ridge Middle School. Tiêu đề: "Lưu ý cho thứ Hai." "Mấy điều nhắc nhanh: Aria P. bắt đầu dùng thuốc ADHD mới từ thứ Hai, nên để ý tác dụng phụ nhé. Jalen W. đã quay lại sau 3 ngày bị đình chỉ vì đánh nhau. Bố mẹ Sofia R. đang tranh chấp quyền nuôi con; bố KHÔNG được phép đón em. Ngoài ra, điểm đọc của Liam chỉ ở mức lớp 2, đính kèm là toàn bộ báo cáo của em có ghi mã số học sinh. Cần gì cứ báo mình nhé!"
3Tin nhắn 3 · Bản tin của hiệu trưởng gửi tất cả các gia đình, Pecan Grove Elementary (các gia đình nói tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Việt và tiếng Ả Rập). "Theo CIP của chúng ta và phù hợp với dữ liệu PLC dựa trên TEKS, học kỳ này chúng tôi triển khai khung MTSS mới cho RTI Cấp 2. Các gia đình vui lòng truy cập cổng thông tin để xem dữ liệu đánh giá BOY và hoàn thành mẫu đơn đính kèm trước EOW. Xem ảnh tờ rơi bên dưới để biết chi tiết." Các chi tiết chỉ nằm trong một hình ảnh tờ rơi, không có bản chữ và không có bản dịch.
4Tin nhắn 4 · Tin nhắn do AI soạn nháp mà một giáo viên sắp gửi cho tất cả các gia đình. Câu lệnh của giáo viên: "Viết một email thân thiện gửi các gia đình về chuyến đi thực tế của lớp." Bản nháp: "Kính gửi Quý phụ huynh, Chúng tôi vô cùng hào hứng thông báo chuyến đi thực tế thú vị đến Cedar Valley Science Center vào thứ Sáu, ngày 14 tháng 3! Theo quy định 4.12 của học khu, tất cả học sinh phải mang theo $25 tiền mặt và giấy miễn trừ trách nhiệm có chữ ký trước thứ Hai. Học sinh không tham gia sẽ bị điểm 0 cho cả chủ đề. Bữa trưa sẽ được Science Center cung cấp miễn phí. Chúng tôi mong chờ một trải nghiệm khó quên! Trân trọng." Thực tế chuyến đi là vào thứ Năm, ngày 13 tháng 3; chi phí là $12 và có hỗ trợ học bổng; không hề có quy định 4.12 nào của học khu; học sinh không tham gia sẽ làm một hoạt động thay thế tại trường; và học sinh cần tự mang theo bữa trưa.
5Tin nhắn 5 · Thư mời họp trực tuyến từ một tổ khối gửi các gia đình. Tiêu đề: "Họp." "Mời quý vị tham gia buổi họp ngày mai. Link: xem bên dưới." Không có giờ, không có múi giờ, không có thời lượng, không có mục đích, không có chương trình họp và không có lựa chọn gọi điện thoại. Đường link dẫn đến một buổi họp được cài đặt tự động ghi hình, và người chủ trì dự định chia sẻ sổ điểm của cả lớp lên màn hình để "cho thấy mọi người đang ở mức nào."
Phiếu B cho Từ hộp thư đến tác động: Giao tiếp kỹ thuật số chuyên nghiệp
Trước khi bấm Gửi
Kiểm tra mọi tin nhắn quan trọng theo danh sách này. Nếu có ô nào bạn không thể đánh dấu, hãy chỉnh sửa, đổi kênh, hoặc hỏi ý kiến người khác trước.
| Đạt | Cần sửa | Không áp dụng | |
|---|---|---|---|
| Mục đích: trong hai dòng đầu, người đọc biết tin nhắn này về việc gì và họ cần làm gì (nếu có). | |||
| Tiêu đề: cụ thể và trung tính ("Tuần học toán của Mateo: trao đổi nhanh"), không gây hoảng ("Vấn đề"). | |||
| Giọng điệu: tôi sẽ thấy thoải mái nếu tin nhắn này được đọc to trong một buổi họp có mặt người nhận, cấp trên của tôi và học sinh. | |||
| Sự tử tế: tôi mở đầu bằng một điều đúng và tích cực, mô tả sự việc và hành vi thay vì dán nhãn, và đề xuất một bước tiếp theo cùng nhau thực hiện. | |||
| Ngôn ngữ dễ hiểu: câu ngắn, không dùng từ viết tắt hay thuật ngữ trừ khi tôi giải thích. | |||
| Bảo mật: không có thông tin sức khỏe, khuyết tật, kỷ luật, quyền nuôi con, điểm số của học sinh khác, mã số, mật khẩu hay địa chỉ nhà. Nếu là thông tin nhạy cảm, tôi gọi điện, gặp mặt, hoặc dùng hệ thống bảo mật của học khu. | |||
| Người nhận: chỉ những người cần biết. Tin nhắn nhóm gửi các gia đình dùng chế độ gửi ẩn danh (BCC) hoặc hệ thống nhắn tin của học khu để giữ kín địa chỉ. | |||
| Khả năng tiếp cận: thông tin chính nằm trong phần chữ, không chỉ trong hình ảnh hay tệp đính kèm; đường link ghi rõ dẫn đến đâu; tệp đính kèm đọc được bằng trình đọc màn hình. | |||
| Ngôn ngữ: tôi biết ngôn ngữ mà gia đình ưu tiên. Tin nhắn quan trọng hoặc nhạy cảm được gửi qua kênh biên dịch hoặc phiên dịch được học khu phê duyệt, và các chi tiết quan trọng trong bản dịch máy được một người thông thạo ngôn ngữ kiểm tra. | |||
| Thời điểm: tôi không gửi khi đang tức giận hay vào đêm khuya; tôi đã hẹn giờ gửi vào lúc hợp lý nếu ứng dụng email cho phép. | |||
| Rà soát AI: nếu AI đã giúp soạn nháp, tôi đã đối chiếu mọi ngày tháng, con số, tên người và quy định với nguồn thật, chỉnh giọng điệu cho giống cách tôi nói, và không nhập bất kỳ thông tin học sinh nào vào công cụ. | |||
| Kênh: đây là kênh phù hợp. Có những cuộc trao đổi nên thực hiện qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp thì hơn. |
Ghi chú
Phiếu C cho Từ hộp thư đến tác động: Giao tiếp kỹ thuật số chuyên nghiệp
Nhật ký "lột xác" tin nhắn
Ghi lại từng tin nhắn. Viết lại ba dòng đầu ở mặt sau hoặc ở lề Phiếu A.
| Tin nhắn | Vấn đề là gì (giọng điệu, bảo mật, tiếp cận, độ chính xác) | Ai có thể bị tổn thương hoặc bị bỏ sót | Cách sửa (các thay đổi chính) | Kênh tốt hơn? |
|---|---|---|---|---|
| 1 · Giáo viên gửi phụ huynh | ||||
| 2 · Chuyên viên tư vấn gửi tổ khối | ||||
| 3 · Bản tin của hiệu trưởng | ||||
| 4 · Email chuyến đi thực tế do AI soạn | ||||
| 5 · Thư mời họp trực tuyến | ||||
| Tin nhắn thật của tôi |